第7回園支援システム新規ご契約の施設様へのアンケート結果公開 vol.4

幼稚園・保育園・認定こども園の働き方改革を支援する「園支援システム＋バスキャッチサービス」を展開するVISH株式会社（本社：愛知県名古屋市、代表取締役：田淵浩之）では、園支援システム＋バスキャッチサービスご検討の皆様のニーズを積極的にお聞きし、より一層満足いただけるご提案をするために、2018年よりご契約締結時にアンケートを実施しております。

前回お届けしたvol.3に引き続き、今回も園支援システム導入前の業務別のICT化の現状についてご紹介します。

■調査概要

調査対象：園支援システム新規ご契約の施設様

調査期間：2023年10月1日～2024年3月31日

調査方法：契約書締結返送時にアンケートへの協力を依頼

有効回答数：99施設

〇園支援システム＋バスキャッチサービスを導入して期待している機能は何ですか？（複数回答可）

以下、回答数の多かった順にご紹介致します。

1.一斉メール配信

これまでに実施したアンケートブログvol.2にもあるように、株式会社NTTドコモが出しているモバイル社会研究所の調査によると、スマートフォン比率97％に：2010年は約4％、ここ10年で急速に普及していることもあり、メール配信やおたよりを紙ではなく携帯で確認したいといった保護者のニーズも高まってきているのではないでしょうか。

教職員の皆様にとっても1枚1枚紙印刷する手間がなくなり、保護者がいつ、園だよりやお知らせを確認してもらえているかを可視化できるため、未確認の保護者へ職員側から声掛けができるのも魅力と言えます。

メール配信サービスはシステムに対し苦手な意識を持っている先生たちにとっても、そこまでハードルが高くない機能であると考えられるため、ICTというシステムに馴染んでいただく足がかりの役割を担っているのかもしれません。

今後も園からのお知らせ関係の書類はPDFや画像データとして保護者へ配信される機会が増えていき、情報伝達の手段として一斉メール配信の重要性がますます高まっていくことが期待されます。

2.欠席遅刻バス不要連絡

保護者の皆様、そして職員の皆様から一番喜ばれている機能こそが「欠席遅刻バス不要連絡」です。

システムを導入する前では、夜にお子さんの具合が悪くなってお休みの連絡を入れようと思っても既に園が閉まっており、翌日の開園時間まで連絡を待たないといけません。
また、開園した後に園へ電話をしても、他の保護者さんが連絡していて回線が混み合っていると中々電話に出てもらえず、「電話が繋がらないから困る」といった言葉を保護者の方に言われたことはないでしょうか？

反対に教職員の皆様も、朝の時間は保育の準備に追われている最中、電話対応に追われてしまい保育の準備が間に合わずに焦ってしまったこと、欠席や遅刻する連絡を担当の職員へ伝達することを失念してしまい、コミュニケーションエラーによるトラブルが起きてしまった経験はないでしょうか？

「園支援システム＋バスキャッチ」を活用することで、保護者の皆様は園側が定めた締切時間を迎えるまではスマホアプリから欠席や遅刻の連絡や修正を行うことも可能です。

教職員の皆様は、定める締切時間を過ぎた後に欠席連絡の一覧を確認することで、当日のお休みの人が誰かを学年単位やクラス単位で確認することが可能となります。
当然、その一覧を印刷して各クラスに持参することも可能です。

導入いただいている施設の教職員の皆様からは「朝の電話が本当に鳴らなくなった、今では業者からの電話と緊急の保護者の連絡くらいしか電話のコール音は聞かなくなったね。」といったお喜びの声を頂戴しております。

また、保護者の方がアプリを使って入れてこられた日々の欠席連絡等は、出席簿や指導要録の出席日数へ自動で反映してくれます。
他にも、欠席連絡と連動したバスコース表をシステムが自動で作成してくれます。
そのため、職員間での伝達ミスをするリスクを軽減してくれることから、教職員の皆様の事務負担の軽減に寄与してくれます。

3.園児名簿管理

園児名簿管理についても、現在手書きやWord・Excelなどで園児様の情報管理をされている施設様も増えてきている印象を受けます。（詳細は前回アンケートブログvol.2をご参照ください。）

しかし、WordやExcelを使って情報の管理はできているが、その園児名簿が様々な帳票類と紐付けるまではいかず、名簿として管理して終わりの施設様が多いのではないでしょうか。

・作成した園児名簿が「卒園台帳」に紐付けができると楽でいいな…
・指導要録の学籍に関する記録に情報が反映されるといいな…
・毎年、手書きや専用のソフトを使って年賀状を書いているが、そことも連動していたら…

といった声をよく耳にします。
「園支援システム＋バスキャッチ」ではそういった先生方のお悩みやご要望をくみ取り、それを実現可能にしてきました。

職員の皆様が行う様々な事務作業の手助けをしてくれる優秀なアシスタントとして、一度、是非弊社システムの実際の画面を見ていただければと存じます。

4.預かり保育連絡・預かり保育入退室実績管理

預かり保育の予約の一般的な管理方法として、①電話連絡、②連絡ノートへの記載、③チケットを事前に販売して利用する日にチケットを使う、④園バス乗車時にバスに添乗している先生に口頭で伝える…といったような管理、その他、園独自で預かり保育の予約管理をされているかと思います。

これも欠席連絡と同じく、担当の職員への伝達ミス、ホワイトボードへの転記を失念をするといったトラブルが発生しやすい環境になっていたはずです。

「園支援システム＋バスキャッチ」では、保護者の皆様はスマホアプリから預かり保育の予約が可能になり、教職員の皆様はカレンダーや一覧を確認することで、その日にお残りする園児たちを確認するといったような、連絡方法を統一、かつ、シンプルにさせることが可能となります。

預かり保育の予約も欠席連絡と同様にバス不要連絡と連動してくれるので、教職員の皆様のバスコース表への転記作業の軽減とバスに乗せる・乗せないといったトラブル回避にも繋がります。

ちなみに、預かり保育を利用する当日については、登降園時に保護者の皆様にタブレットへのタッチにご協力をいただくだけで、預かり保育を利用した時間の管理や料金の集計をシステムが自動で計算、および集計作業をしてくれるようにもなります。

預かり保育の料金の集計に伴い、2019年10月から始まった幼児教育・保育の無償化によって、様々な事務負担（主に集計管理）が増加しているのが現状かと思います。

「施設等利用費請求書」「特定子ども・子育て支援の提供に係る領収証」「特定子ども・子育て支援提供証明書」「預かり保育利用費請求金額内訳書」など、預かり保育に関する市区町村への申請書類が必要になります。園支援システムでは預かり保育料金の自動計算はもちろん、無償化の書類出力が可能になり、無償化に伴う事務負担を大きく軽減することができます。

以上、2023年10月1日～2024年3月31日に実施した園支援システム新規ご契約の施設様へのアンケート結果となります。
いかがだったでしょうか？
また、第8弾のアンケート結果の発表は、冬頃を予定しております。引き続きご期待ください。

2024年06月14日現在、「令和6年度ICT化支援事業費補助金（幼児教育の質の向上のためのICT化支援）」の実施がいくつかの自治体で発表されています。
※本事業の実施要項及び詳細については、各自治体から交付される案内をご参照ください。

「園支援システム＋バスキャッチ」は、今回交付される「令和6年度ICT化支援事業費補助金（幼児教育の質の向上のためのICT化支援）」の補助対象にもなっております。

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