いつもChimelee（チャイムリー）をご利用いただき、誠にありがとうございます。

この度、メールを作成して送信する際に、送信権限を持たない職員から管理職に承認申請を行うことができる機能をリリースいたしました。これにより、メール作成から送信までをスムーズに行うことができ、かつ管理職の確認業務の負担軽減を実現します。
※送信権限を持つ職員は、これまで通り承認申請不要でメール送信が可能です

 

 

■機能リリースの背景

権限設定において［送信メール一覧］項目*が「編集制限あり」に設定されている職員は、メール作成時に下書き保存までが可能であり、編集権限のある管理職等の職員が、下書きメールの確認および配信を行う仕様となっています。
その際、これまでは承認申請というフローや管理職に通知が飛ぶという機能はなく、口頭での確認依頼が必要となり、メール配信までに時間を要してしまうという課題がありました。

そのような課題を解決すべく、管理職に承認申請の通知が飛び、かつ管理職による確認・承認(配信)業務をスムーズに行えるように仕様を変更いたしました。

 

■リリース前後での操作比較

〇リリース前

①メール作成

送信権限を持たない職員がメールを作成します

②下書き保存

内容を確認し、「下書き」として保存します

③確認依頼

メール作成者から管理職の職員に口頭で「確認お願いします」と依頼をします

 

④確認するメールを探す

依頼を受けた職員は［メール送信一覧］から当該メールを探し、確認します

 

⑤送信設定とメール内容の確認

あて先と送信方法を選択し、メール内容を確認します

⑥送信完了

最終確認を行い、送信を完了させます

〇リリース後

まずは承認申請機能を利用するために、設定を見直します。

設定見直しその１：メール承認者の権限設定

［各種設定］→［権限設定］→［メール承認申請］が「編集・閲覧可能」と設定されている場合のみ、メール承認申請の確認と承認/却下することができます。また、［閲覧制限］が「確認者に設定された承認申請のみ」となっている場合は、下記①で確認者として選択された場合のみ、確認と承認/却下が可能。「全ての承認申請」の場合は、確認者として選択された承認申請以外も確認と承認/却下が可能です。

設定見直しその2：承認申請者のあて先選択の可否を設定

［各種設定］→［学校情報の設定］→［メール承認申請に関する設定］で「申請時のあて先を選択」が「許可する」に設定されている場合、承認申請者(送信権限を持たない職員)でもメール作成時にあて先を選択できるようになりました。
こちらをご活用いただくことで、確認/承認を行う管理職の負担を軽減することができます。
※こちらは施設全体の共通設定となります
※既存施設様のアカウントでは「許可しない」となっております

 見直しが完了しましたら、以下①～④の流れで機能をご利用いただけます。

 

①メール作成と承認申請の設定

送信権限を持たない職員がメールを作成し、確認者(承認者)の選択や配信希望日時、申請コメントを入力します
※あて先選択が許可されている場合はあて先も選択できます

②承認申請

内容を確認し、「承認申請」を行います

③承認申請の確認

確認者として選択された職員に承認申請のメール(通知)が届くため、メールに記載のURLから、もしくは管理サイト［メール承認申請］から確認します

④承認申請/メール内容の確認と承認(送信完了)

承認申請内容とメール内容を確認し、申請結果・あて先・送信方法を選択します
最後に「登録する」をクリックすると承認(送信)完了となります
※承認申請時にあて先が選択されている場合でも、確認者は修正が可能です

※設定時や利用時は、管理サイト［操作マニュアル］→「5-1.メール送信方法」マニュアルのP23〜37もご参照下さい

■対象となる施設様

Chimeleeをご契約の全ての施設様がご利用いただけます。
※「メール配信」機能をご利用いただいている施設様が対象となります。

 

今後もChimeleeは、保護者アプリ・職員向け管理画面共に皆様がより便利にご利用いただけるよう新機能リリース、機能改善を図ってまいりますので、よろしくお願いいたします。

（筆者）Chimeleeチーム　北山

 

 

「Chimelee（チャイムリー）」の資料をご希望の方や、リモートツールを活用したデモをご希望の方は、［フォーム］よりお気軽にお問い合わせください。

 

VISH株式会社の公式Facebookページでは、新機能のご紹介や効果的な活用方法、VISH株式会社の日常の様子を発信しています。「いいね！」ボタンをクリックしていただくと、最新情報がご自身のニュースフィードに届きます。ぜひご覧ください。

また、VISH株式会社では以下の公式X（旧Twitter）や公式Instagramでも情報を発信しています。ぜひフォローして最新情報をチェックしてみてください！

Follow @buscatch