【Chimelee】必読！年度更新のポイントと手順まとめ
いつもChimelee(チャイムリー)をご利用いただき、誠にありがとうございます。
気づけば、今年度も終盤に差し掛かってまいりました。先生方は、年度末の業務と新年度準備を並行して行う、まさに繁忙期を迎えられるのではないかと思います。
そこで今回は、Chimleeで必要な年度更新作業を効率的かつ確実に完了できるように、ポイントと手順をまとめました。ぜひ本ブログをご参考に、準備を進めていただけますと幸いです。
年度更新時に必要な作業
- 新入生の情報登録：新たに入学する生徒の情報をシステムに登録します。
- 教職員情報の更新：新任や退職された教職員の情報を適切に更新します。
- 在校生の情報確認：進級に伴う在校生の情報を確認・修正します。
- 各種設定の見直し：メールグループやテンプレート、欠席連絡の締切時刻等、各機能の設定を調整します。
※注意点※
作業を行う前に、必ず「管理年度」を更新の対象年度に切替て下さい
1. 新入生の情報登録方法
【登録手順】
①データの準備
現在登録されているデータの形式（住所の記述方法、保護者名の表記など）を確認し、新入生の情報を同じ形式で準備します。
②テンプレートのダウンロード
Chimeleeの管理画面から「利用者インポートデータテンプレート(CSVファイル)」をダウンロードし、必要事項を入力します。
③データのインポート
管理画面の「利用者インポート」機能を使用し、作成したデータ(CSVファイル)で一括登録を行います。
登録完了後は、氏名や保護者情報に誤りがないかや、在校生との兄弟姉妹設定が正しいか等を確認したうえで、アプリ登録用紙を配布して下さい。
※詳細については、マニュアル「3-2.児童情報の登録・更新方法(インポート編)」のP3～20をご参照ください。
2.教職員情報の更新
【更新項目】
- 新任教職員の登録
新たに着任された教職員の情報をシステムに追加します。
※「学校職員インポート」から一括登録も可能です - 退職教職員の処理
退職された教職員のアカウントを適切に無効化し、システムからのアクセスを制限します。
- 役職や担当の更新
既存の教職員の役職や担当クラスに変更がある場合、修正を行います。
※既存の情報を変更したうえで「学校職員インポート」から一括更新も可能です
3.在校生の情報更新
【更新項目】
- 進級情報の一括更新
新年度のクラス情報等、進級に応じて変更が必要な情報を更新します。新入生の登録と同様に、一括更新が可能です。
※学年は年度に応じて自動で更新されるため、学年の更新作業は不要です
4.各種設定の見直し
これまでのシステムの利用経験を活かして、校務がさらに効率よく進められるように、各機能の設定を見直すことをおすすめします。
【見直しの具体例】
- メールグループやテンプレート
この1年間で送信したメールを振り返り、汎用性のありそうなメールグループやテンプレートを作成できないかを確認して下さい。 - 権限設定の確認
教職員のシステム活用の習熟度や、学校の状況によっては、教職員が利用できる機能を拡張することで、より効率的な学校運営を実現できます。そのため、定期的に各権限の内容や、教職員毎に付与されている権限の見直しをおすすめします。
FAQ（よくある質問）
Q1：年度更新はいつ行うべきですか？
A1：年度更新は新年度が始まる前に行うことが推奨されます。新年度のクラス情報等が確定したタイミングから、コツコツ作業を行うことで、慌てることなく余裕を持って更新を行えます。
Q2：新入生の情報をインポートする際に注意する点は？
A2：データの形式を現在の登録情報と同一にすることが重要です。例えば、保護者名の表記方法や住所の記述方法などを確認してください。
Q3：退職された教職員のアカウントをそのままにしておくとどうなりますか？
A3：退職された教職員のアカウントを無効化しないままにすると、不正アクセスの原因になる可能性があります。安全性を確保するためにも、必ず処理を行ってください。
Q4：年度更新に関するサポートはどこで受けられますか？
A4：Chimeleeの公式サポートセンターにお問い合わせいただければ、迅速に対応いたします。お問い合わせフォーム、もしくはサポート専用ダイヤルをご利用ください。
Q5：年度更新作業でエラーが発生した場合はどうすればよいですか？
A5：一括更新の場合、エラー内容が表示されますので、修正したうえで再度更新を行ってください。解決しない場合は、お気軽にサポートセンターにお問い合わせください。
年度更新作業は、Chimeleeを円滑に運用するための重要な作業です。各手順を正確に行うことで、保護者との連絡をスムーズにし、校務の効率化と適正化が実現します。ぜひ、操作マニュアルを参考に効率的に進めていただけますと幸いです。
（筆者）Chimeleeチーム 大野
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